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Las claves de la comunicación para mejorar tu trabajo

Cómo expresarte mejor en el trabajo es una tarea cotidiana y muy importante: tenemos que escribir y enviare-mails, redactar cartas de venta y otros documentos para comunicarnos, tanto de forma externa, como interna. Atender el teléfono, asistir a reuniones e, incluso, hablar en público.

Cada día, la comunicación en el trabajo nos obliga a compartir información, conocimiento, ideas e instrucciones, muy importantes para ser efectivos y productivos en nuestro puesto profesional.

Por eso, la comunicación efectiva en el trabajo, y la comunicación en equipos son la herramienta indispensable para alcanzar nuestras metas y objetivos profesionales.

Por todo ello, debes expresarte mejor, cada día mejor, en tu ámbito profesional. Necesitas transmitir con eficacia y mejorar tus habilidades de comunicación.

Exprésate con eficacia en el trabajo

Da igual el sector al que te dediques. Tampoco es relevante el tamaño de tu empresa o de tu equipo de trabajo. O si trabajas presencialmente o en un equipo en remoto.

Comunicar con eficacia en el trabajo es fundamental para tu éxito profesional.

Podemos comunicarnos mediante mensajería instantánea, tener reuniones presenciales o por vídeo-conferencia. Compartir documentos privados en la nube. Todos los procesos deben ser asumidos y reconocidos por todos los integrantes de un equipo profesional.

Existen multitud de aplicaciones y herramientas online que facilitan todos estos procesos. Desde los gestores de correo electrónico, los chats o los gestores de tareas y tiempo.

Pero todos estos sistemas de comunicación profesionales se sustentan en unos pilares básicos: la buena sintonia comunicativa en tu equipo de trabajo. Todo ello nos permite mantener una comunicación de equipo eficaz. En caso contrario, los objetivos de tu empresa o equipo de trabajo no van a cumplirse.

Para ello, es necesario determinar unos procesos automatizados y reconocibles por los integrantes del equipo de trabajo que necesita comunicar y mantener canales comunicativos precisos y adaptados a las necesidades de tu espacio de trabajo.

Cómo tener una comunicación eficaz en el trabajo

Vale. Ya tienes claro que la comunicación es muy importante. Ya lo sabías, de hecho. Pero, ¿cómo tener una buena comunicación en el trabajo?

Voy a darte varias pautas que puedes seguir para mejorar tu comunicación en el trabajo…

Definir tus canales de comunicación profesional

Ante cualquier proyecto profesional, debemos asegurarnos de que todo el mundo conoce perfectamente su posición en el engranaje de trabajo. La comunicación entre los miembros de un equipo de trabajo tiene que ser fluida, clara y evitar malos entendidos.

Todos los miembros de un equipo profesional  deben compartir sus ideas, conocimientos y opiniones a través de conversaciones privadas o reuniones de equipo.

Y estos procesos deben quedar reflejados por escrito en espacios comunes, en los cuales cada integrante pueda acceder.

De esta manera, buscamos reducir los mensajes confusos y generar procesos comunicativos fluidos y efectivos en el seno del trabajo.

Definir nuestros mensajes y jerga comunicativa

Aunque pensemos que nos comunicamos de forma clara, tal vez no lo hagamos.

Cada equipo de trabajo tiene sus propios medios y su lenguaje técnico o específico. Es la manera en la que se entiende y se expresa un equipo de trabajo.

Que, por otro lado, también será novedoso para los trabajadores que se incorporen posteriormente.

Así que es conveniente tener o crear un un glosario del lenguaje específico del nuestro equipo de trabajo. Y determinar su uso y ubicación. Para que todos los miembros puedan hacer uso de él y familiarizarse con la jerga profesional que usamos.

Comunicación por escrito

La palabra hablada es vital, pero también es importante dejarlo todo por escrito.

Cualquier idea, propuesta o modificación debe ser anotada o registrada.

Cualquier documento, presentación o mail debe quedar almacenado por escrito y guardado en ese espacio que los integrantes del equipo conozcan.

Se mejoran así los procesos comunicativos que nos permiten hacer más fluidas las tareas. Y se evitan perdidas de tiempo, distracciones o malos entendidos en los procesos comunicativos.

Las ventajas de la comunicación por escrito se refieren a la importancia de que los miembros del equipo de trabajo plasmen por escrito cada tarea o documento que necesiten.

Así se genera un aprendizaje, comprensión y memorización de esa tarea. Y, así, conseguimos también una interiorización de ese documento o proceso.

La necesidad de la reafirmación

Para evitar malos entendidos o confusiones, resulta vital prestar atención a los procesos comunicativos que mejoran la sinergia grupal. Esto es la comunicación en equipo. Nos permite expresar mejor en el trabajo y reafirmar aquellas ideas vitales y que deben quedar claras.

Existen frases de reafirmación que permiten hacer un repaso, clarificación o síntesis de las ideas más importantes que surgen en cualquier proceso de a comunicación en el trabajo en equipo. Por ejemplo: “Si lo hemos entendido bien…“, o “En resumen, las ideas principales de esta reunión han sido…“, por poner algunos ejemplos.

De esta manera, al expresar estas ideas confirmamos que se ha entendido lo que hemos querido expresar en ese proceso de comunicación en equipo.

Pautas en los canales de comunicación en equipo

Emplearemos diferentes métodos de comunicación en el trabajo en equipo. Por ejemplo, cada vez es más habitual la mensajería instantánea. Pero aún siguen prevaleciendo con fuerza los correos electrónicos.

Y, últimamente se emplean, cada vez más, los programas, aplicaciones y  softwares de gestión. Herramientas que nos permiten una comunicación directa sobre un determinado, trabajo, tarea o proyecto.

En definitiva, la comunicación en nuestro equipo tiene diferentes métodos de comunicación.

Lo importante es determinar cuál se usará en cada momento y con que finalidad, para que no haya malos entendidos.

Algunas pautas y consejos para mejorar la comunicación en equipo son…

  • La mensajería instantánea es recomendable para mensajes urgentes y novedades que no puedan esperar
  • Las aplicaciones y software de gestión son apropiados para  comentarios, apuntes o preguntas relacionadas con ese proyecto, tarea o trabajo en concreto.

En definitiva, debemos marcar, de forma clara, los canales de comunicación más apropiados para que queden claros por todos los miembros del equipo. Así nos ahorramos malos entendidos y cada integrante del grupo sabe donde y cómo transmitir los mensajes necesarios, en función de la urgencia, la tarea y el receptor del mismo.

Consejos para mejorar la comunicación de un equipo

Debemos alcanzar una comunicación eficaz en nuestro equipo. Da igual el número de personas que lo compongan, o si se trata de una empresa o un grupo de música.

La buena gestión de la comunicación nos acerca a los objetivos comunes. Por eso es tan importante.

También es necesaria una buena comunicación en equipo para evitar o gestionar posibles conflictos. De esta manera, el grupo “rema en la misma dirección” y se aumenta la productividad. Incluso mejora el buen ambiente laboral o colectivo.

Para todo ello, disponemos de una serie de pautas o estrategias que facilitarán que podamos poner en práctica buenos hábitos comunicativos. Por ejemplo:

– Todas y cada uno de los miembros del equipo deben conocer y definir, de forma clara, sus funciones. Y saber transmitirlas.

– Marcar unas pautas de jerga y conceptos. Esto puede hacerse mediante un glosario de empresa o equipo.

– Determinar la persona responsable de cada proyecto o tarea.

– Materializar, por escrito, las comunicaciones para que no se pierda nada de información. Es decir, debemos documentar las conversaciones relativas a tareas o trabajos.

– Ser flexibles, asertivos y comprensivos. Esto se facilita cuando usamos frases o expresiones que reafirman y constatan que esta todo entendido.

– Establecer y definir unos canales y normas  de comunicación

La comunicación en equipo es un proceso entre personas

Nunca olvidemos la frase del título anterior.

La comunicación es complicada. Porque las personas lo somos. Y máxime cuando trabajamos dentro de un grupo o equipo.

Diversas formas de ver la vida, de entender el mundo. Valores y creencias distintas. La buena noticia es que la comunicación puede arreglar todo eso para que exista una sintonía o equilibrio.

Piensa que cada día tenemos que lidiar con aspectos cómo…

  • Nuestras palabras: lo qué queremos decir y cómo se interpreta.
  • Nuestro tono de voz, incluso nuestro estado de ánimo.
  • Nuestro lenguaje no verbal
  • El canal de comunicación qué empleamos (entre una charla en un bar y una por wassap).
  • El contexto. Especialmente en el laboral, donde hay protocolos más estrictos.
  • Nuestras creencias, valores o ideología.

Así que no. NO es fácil comunicarse. Pero debemos hacer ese esfuerzo para que comunicarnos en un equipo de trabajo sea sencillo, dinámico y efectivo.

Por eso, quiero acabar este post con una serie de consejos que nos facilitan comunicar mejor en equipo y en grupos de trabajo. Pero también lo puedes aplicar a tus relaciones sociales y tu vida personal.

Consejos para mejorar tu comunicación en equipo.

Siempre te aconsejo que no desestimes tus habilidades comunicativas y sociales. Siempre se pueden trabajar, potenciar o mejorar. La finalidad es comunicarnos de una forma clara y respetuosa. Que nuestro mensaje se entienda lo mejor posible.

Por ello, debemos ser asertivos, flexibles y respetuosos. Hacer uso de la empatía,

Y para ello, te dejo tres grandes consejos que te recomiendo poner en práctica. Si lo haces, en poco tiempo verás mejoras en tus relaciones profesionales (y personales). Pero lo más importante: te sentirás mejor.

Determinar el por qué y para qué

Si somos líder o jefe y delegamos una tarea sin más explicación, siempre habrá un vacío comprensivo por parte del empleado receptor del mensaje. Sucede lo mismo entre compañeros.

Las personas entendemos mejor una idea y la ejecutamos si comprendemos su finalidad.

Exigir sin más no es buen aliado de la productividad y buen ambiente laboral

Por el contrario, si somos capaces de explicar la necesidad de ejecutar una tarea o lleva a cabo una idea, quien lo hace se implica de una manera más directa. Incluso emocional. Genera motivación, en definitiva.

Nunca des nada por sentado: expresa

¿Cuántos malos entendidos se habrían ahorrado muchos equipos de trabajo si no hubiesen entendido que estaba todo claro? Suele pasar. Y es un gran fallo. Creer que todas y todos los miembros del equipo han captado un mensaje.

Sucede, especialmente, con los nuevos miembros del equipo. Pero este fallo es bidireccional.

A veces creemos que las personas que se incorporan a un grupo han entendido todo lo que necesitan saber.

Y bien porque no lo han hecho, o porque creen que lo han hecho pero no hemos transmitido nuestra idea claramente, o incluso porque prefieren no preguntar (miedo, verguenza,…) se generan incomunicaciones que puedentener consecuencias negativas.

Es importante preguntar... Por quien comunica y por quien recibe el mensaje. Cómo decíamos es mejor pecar por exceso que por defecto…

La retroalimentación es la clave para que los procesos comunicativos sean eficaces y cumplan su cometido.

La comunicación no es solo tecnología

Los distintos canales comunicativos, basados en nuevas tecnología, en ocasiones son contraproducentes. Desde el famoso correo electrónico, hasta la mensajería instantánea, se ha creado un nuevo paradigma comunicativo.

Y tiene muchas ventaja, pero si no abusamos de él.

Imaginemos que debemos solucionar una cuestión relativa a un informe. Hay que corregir un gráfico entre dos empleados. Se inicia una cadena de mensajes… por mail. Uno tras otros. Pueden ser 5, 10 o 20.

Pero, ¿qué hubiese pasado si esos empleados, en la misma oficina, se hubiesen reunido físicamente para hablar? o, incluso, ¿que sucedería si hubiesen usado el teléfono?

¿No hubiese sido más rápido  eficaz?

Por eso, las reuniones son la clave.

Reunir a todos los miembros de forma física: verse unos a otros, ponerse cara, cuerpo, voz… Incluso con herramientas de vídeo-conferencia si existe distancia geográfica.

En resumen…

Los procesos comunicativos en equipo, los canales de comunicación en el trabajo son aspectos relevantes en nuestra eficacia y productividad a la hora de conseguir nuestros objetivos.

Por eso, recomiendo cuidar y mimar cada aspecto relacionado con la comunicación en equipo…

De esa comunicación efectiva depende nuestro éxito profesional.

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